업무가 강화되기 시작하는 3월에는 복잡한 스케줄로 정신없는 하루를 보내기 쉽다. ‘일잘러’의 특징 중 하나는 시간 관리를 잘 한다는 것이다. 블럭을 통해 시간을 시각화하고 간결하게 구조화한다면 더 쉽고, 더 명확하게 시간을 관리할 수 있다. 하루를 알차게 보내는 시간관리 시스템 ‘블럭식스’를 익혀보자.
늘 정신없이 바쁘지만 뚜렷한 성과도, 보람도 없는 경험을 해봤을 것이다. 나의 의지와 상관없이 순간적인 기분이나 외부 상황에 따라 결과물이 변할 때는 씁쓸하기도 하다. 또 계획을 세워도 우선순위에 밀려 충분히 집중할 시간을 갖지 못하거나 너무 많은 계획을 실행하려다 체력적으로 고꾸라지는 경우도 많다. 그 이유는 어떤 상황에서도 퀄리티를 유지할 수 있는 내 인생의 시스템이 없기 때문이다. 더 이상 의지로 해결하려 하지 말고, 좋은 시스템 안에서 자신의 시간을 구조화해야 한다.
시간관리 시스템을 만드는 기본 원칙 3
1 간단할 것
스케줄러를 펴보자. 의지가 불타오를 때는 시간 분 단위로 빽빽하게 적고, 어떤 날은 체크리스트만 적거나 아예 텅 비어 있기도 하다. 언제, 어떤 상황에서도 꾸준히 시간관리 할 수 있는 방법이 필요하다. 시간, 분 단위의 계획 대신 그날 가장 중요한 일 6개를 적는 것이다. 내가 중요시하는 가치를 키워드로 뽑다 보면 하루의 흐름을 한 번에 읽을 수 있다.
2 시각적으로 직관적일 것
복잡한 일과를 심플하게 정리했다면, 그 다음에는 일과를 직관적으로 인식할 수 있게 해야 한다. 색이나 그림으로 표시하는 방법이 흔하면서도 효과적이다. 사실 우리는 어릴 때부터 이미 시간을 시각화하는 방법을 익혀왔다. 동그라미 모양의 생활계획표에 수면 시간만큼의 면적을 그리고 ‘꿈나라’라고 적은 기억이 있을 것이다. 이를 타임블럭이라고 한다. 구글 캘린더에서도 마찬가지다. 회의라고 적은 후 그 시간만큼 면적을 쭉 늘리면 된다. 그런데 유치원 때부터 시간관리 툴을 생활화했는데, 왜 계획과 실천은 따로 노는 걸까? 24시간을 모두 중요하게 여긴 것이 문제였다. 내가 중요하게 뽑아낸 키워드만 매일 동일하게 적을 수 있으면 되는데 말이다.
3 계획-실천-점검-재계획을 반복적으로 할 것
계획을 세울 때와 상황이 바뀌었는데도 유동적으로 대처하지 못하거나, 계획을 세운 것 자체를 잊어버리는 경우에 필요한 것이 PDCA 사이클(Plan-Do-Check-Act cycle)다. 바로 계획-실천-점검-재계획을 반복하는 것이다. 그러면 기분이나 컨디션에 따라 3일 잘하고 4일 망하는 패턴에서 벗어날 수 있다. 계획-실천-점검-재계획은 자주 반복할수록 효과가 크다.
하루를 6블럭으로 나누는 방법
“내일 일정이 어떻게 돼?”라고 물으면 어떻게 대답할까? “7시에 세수하고, 7:30에 밥 먹고, 8시에 집을 나서서, 8:15에는 지하철을 타서, 8:40에 회사에 도착. 그리고 9끼까지 할 일을 적고, 9시부터 회의가 있어”라고 말하는 사람은 거의 없다. 대부분 “회사 갔다가 오후에 운동 가” 혹은 “오전에 미팅 있고, 오후에는 프리 타임”이라고 말한다.
시간, 분 단위의 빽빽한 계획은 오히려 집중해야 할 중요한 것들을 기억하지 못하게 한다. 대신 하루를 6블럭으로 나눠 시간을 시각화하면 아무리 바빠도 잊을 수가 없다. 6블록은 식사시간을 기준으로 오전 2블럭 – (점심 식사) – 오후 2블럭 – (저녁 식사) – 저녁 2블럭으로 나누면 된다.
예를 들어 내일 일정이 회사에 출근했다가 오후에는 운동하러 가는 것이라면 <출근 준비/ 회사(회의)/ 회사/ 회사/ 운동/ 휴식>으로 블럭을 구분하는 것이다. 이 중에서 2블럭의 회의에 가장 몰입해야 하고, 5블럭 운동에 힘을 쏟는다는 것을 표시해보자. 이렇게 본인의 하루 리듬감을 체크할 수 있다면 매시간, 분 단위로 일을 처리하는 사람보다 훨씬 하루를 지치지 않게 보내면서 중요한 것에는 제대로 에너지를 쏟을 수 있다.
만약 듣고 싶은 온라인 강의가 있다면 어떻게 해야 할까? 6개의 블럭 중에 들어갈 수 있는 빈칸이 있는 지부터 확인한다. 빈칸이 없다면 억지로 끼워 넣지 않는다. 꼭 들어가고 싶으면 이미 6개의 블럭에 들어가 있는 것 중에 하나를 빼서 넣는다. 마치 꽉 찬 책장에 한 권을 더 꽂기 위해 한 권을 비워 내는 것과 같다.
블럭식스에 따라 계획 세우기
블럭식스에 따라 계획 세우기
지키고 싶은 계획이 있다면, 그 계획이 들어갈 자리부터 마련해야 한다. 계획으로 가득 찬 어제에서 새로운 자리를 마련하는 방법은 ‘비우기’뿐이다. 따라서 계획을 세우기 전 반드시 최근 1~2주를 돌아봐야 한다. 사실 지금 적어본 과거의 한 주와 앞으로 다가올 한 주가 크게 다르지 않다. 가장 일반적인 나의 생활 패턴을 먼저 파악해야 새로운 계획을 넣을 자리를 찾아낼 수 있다. 그리고 어떤 시간을 비우거나 남길지 선택하는 데 도움이 된다.
둘째, 유사한 활동끼리 묶는다
직전의 한 주를 42블럭에 적었다면, 다음 단계는 유사한 활동끼리 묶어야 한다. 즉 그룹화 단계다. 오전 9시부터 오후 6시까지 근무하는 직장인을 예로 들면, 고정 블럭으로 평일 2-3-4블럭이 묶일 것이다. 그러면 일주일 42블럭 중에서 회사 생활로 총 15블럭을 사용하고 있는 셈이다. 반대로 말하면 나머지 27블럭 비교적 내 의지대로 사용할 수 있는 시간이다. 이처럼 일주일 중 고정된 시간과 자유 의지로 사용 가능한 시간이 얼마인지 아는 것이 중요하다. 그래야 실천 가능한 현실적인 계획을 세울 수 있고, 자유시간을 더 갖는 방법을 찾아 나설 수 있다.
또 비슷한 시간끼리 묶으면 놓치고 가는 것이 보인다. 내 의지로 할 수 있는 27블럭 중에 친구를 만나는 데는 7블럭을 할애한 데 비해 내가 중요하게 생각하는 운동은 4블럭 밖에 없다면 운동 블럭을 늘리기 위한 계획을 다시 세울 수 있다. 항상 가족을 우선순위로 놓고 있는데 정작 블럭이 없다면 다음 주에는 블럭 하나를 가족을 위한 시간으로 만들지 않을까?
셋째, 카테고리 이름이 시간관리 승패를 좌우한다.
동일한 행동을 모두 같은 블럭으로 표시한다면 어떤 시간을 비울지 선택할 때 양가감정이 들 수 있다. ‘난 TV 보는 것을 좋아하는데, 내가 열심히 일하면서 이 정도도 못 누리는 건가?’ 하는 생각이 들면서 시간관리에 반감이 들거나 반대로 좋아하는 시간까지 없애 버리는 심각한 자기 통제에 이를 수 있다. 따라서 동일한 행동이라도 내가 가지는 의미에 따라 다르게 그룹화를 해야 나의 취향과 마음을 존중하면서도 덜어내는 것을 찾아낼 수 있다. TV를 보면서 아쉬움이 남았다면 점검할 때 ‘TV’를 지우고 ‘아쉬움’이라고 쓰는 것이다.
글 편집실
2023.03.21
