해운사업의 지속 성장과 경쟁력 확보를 위한 선사운영시스템(ESPA) 리뉴얼이 마무리됐다. 사용자의 편의성을 높이기 위한 리뉴얼인 만큼 글로비스 임직원들의 업무 효율을 기대할 수 있다. 이번 업그레이드에 참여한 주역들이 ESPA 구축 과정과 달라진ESPA에 대해 직접 알려줬다.
해운사업 지속 성장과 미래 경쟁력 확보를 위해 비즈니스 환경 변화에 대응 가능한 최적화된 선사운영시스템(ESPA, Efficient Shipping Process Automation System) 재구축을 진행했다. 이번 리뉴얼은 벌크선과 자동차선 업무별로 모듈화, 개인별 폴더화(앱스토어)를 통해 직관적인 사용자 화면을 구성하여 유연성과 확장성을 확보한 것이 특징이다. 특히 채산 차이분석, 실적분석, 장기계약 현황 등을 확인할 수 있도록 개선했는데, 이에 따라 영업 추정실적 집계 개선과 신속 정확한 실적분석이 가능하다. 또 오라클, 사이베이스(Sybase)로 구성된 이기종 DB를 클라우드 환경의 티베로(Tibero)로 통합함으로써 관리 공수 절감과 운영 효율화를 기대할 수 있게 되었다.
이번 시스템 재구축에 따른 기대 효과는 크게 두 가지다. 물동량, 매출, 손익 등 실적 정보의 실시간 및 객관성 확보를 통해 데이터 신뢰성 향상 및 활용도를 제고할 수 있으며, 시스템 업무 간 연결을 강화하여 업무 누락 방지 및 생산성 향상을 통해 업무 표준화와 내재화가 가능해졌다. 이번 프로젝트는 자체적으로 업무 프로세스를 정의 및 구축했다는 점도 주목할 만하다. 해운사업전략실, 자동차선1실, 자동차선2실, 벌크선실, IT솔루션실 및 각 유관부서 키맨, 현대오토에버를 포함한 약70명이 참여했고, 2022년 3월 오픈 이후 5월 안정화를 완료해 현재에 이르렀다.
(왼쪽부터) 이성호 책임, 김윤식 책임, 김보연 책임, 이인기 책임
선사시스템재구축TFT에서 활약한 해운사업전략팀 김보연·이인기 책임매니저, 엔터프라이즈솔루션팀 김윤식 책임매니저, 자동차선마케팅팀 이성호 책임매니저가 이번 리뉴얼의 취지와 내용, 진행 과정에 대한 이야기를 들려줬다. 이들 모두 한 마음으로 중장기적으로 사용자 편의성을 개선하기 위한 선사운영시스템 재구축인 만큼 임직원들이 적극 활용해 업무의 효율성에 기여할 수 있기를 바랐다.
Q. 이번 프로젝트 범위가 5개 업무 영역에 451개 업무 요건에 적용되는 등 대대적인 재구축이라고 할 수 있습니다. 프로젝트의 취지는 무엇인가요?
해운사업 확장 대응 및 부서별 요청으로 산발적으로 개발되었던 화면, 단기적 문제 해결을 위해 개발된 화면의 미사용으로 시스템의 복잡도는 증가된 상황이었습니다. 해운사업의 모듈화(자동차선, 벌크선) 구축을 통해 구조적으로 모델링을 분리하여 사업확장의 유연성 및 신속성을 확보하고, HTML5 기반의 웹표준 구축으로 업무환경의 변화 대응 및 IT운영 안정성을 확보하기 위해 대대적으로 재구축하게 되었습니다.
Q. 기존 시스템에서의 개선 포인트는 무엇인가요?
재구축을 진행하면서 선사운영시스템의 사용, 미사용 화면에 대한 점검, 화면간 데이터 연계성을 파악하여 중복, 유사 데이터에 대한 모델링 작업을 통해 속도개선을 진행했고, 화주사 및 대리점 정보 제공을 위한 시스템을 별도 포탈로 통합해 접근경로를 단일화하여 편의성을 개선했습니다.
이에 따라 전체 시스템은 자동차선, 벌크선 사업에 필요한 영업, 서류, 운항, 정산 업무지원을 위한 ESPA, 선사운영시스템과 화주사와 대리점 업무협력을 위한 ESPA 포털, 선박모니터링, 종합상황판 현황을 확인할 수 있는 ESPA 모니터링으로 구성되어 있습니다.
주요 로그인 화면
Q. 시스템 리뉴얼로 당사 직원들의 업무 효율화에 기여할 수 있는데요. 사용자 편의성 증대를 위해 가장 신경 쓴 부분은 무엇인가요?
관리화면구성(계획vs. 실적)에 대한 고민을 많이 했습니다. 입력을 해야 하는 사용자 입장에서 참조가 되어야 하는 기준치가 보이도록 화면에 배치해야 사용자가 화면 이동이나 재작업을 최소화할 수 있겠다는 생각이었습니다. 나란히 배치하는 것만으로 그동안 조금씩 다르게 이해했던 미묘한 용어 차이도 정리할 수 있었습니다.
시스템의 속도 개선 부분에도 신경 썼습니다. 속도 개선을 위해 오픈 전/후, 화면단위별 수행속도, 인프라(웹, DB) 사용률 점검을 통해 관리하고 있으며, 상시로 ITSM(IT Service Management)의 속도관련 현업 요청사항 점검을 통해 개선 및 피드백하고 있습니다.
Q. 주요 화면을 예로 들어 사용자 편의를 위해 리뉴얼한 부분을 소개해주세요.
Analysis item code 화면이 대표적입니다. 영업관리(CB) 기준과 정산(회계 계정과목) 기준을 하나의 코드로 연결하도록 고안된 신규 개발 화면입니다. 향후 매출분석이나 원가분석의 고도화 요구에 따라 난개발이 되지 않도록 관리회계 수준을 시스템에서 설정 가능하다고 보면 됩니다. 개인적으로 실적분석 업무를 처음 접하는 분들은 이 화면을 체크리스트로 활용하면 좋겠다는 기대를 하고 있습니다.
영업관리(CB), 정산(회계 계정과목)을 코드로 연결가능한 Analysis Item
영업 실적 vs. 회계 실적을 직관적으로 비교 가능한 PCC C/B Entry
Q. 이번 프로젝트에 적용된 주요 기술을 알기 쉽게 설명해줄 수 있나요?
이기종으로 관리하던 데이터베이스를 단일 데이터베이스로 통합하여 관리 공수 절감과 운영 효율화를 이뤄냈습니다. 또한 서버 환경을 현대차그룹 클라우드로 전환함과 동시에 솔루션 기반의 데이터 연계를 내재화하여 의존도를 낮추고 자체 대응할 수 있는 체계와 함께 관리비용을 절감했습니다. 또한 설계와 개발단계에서 프로토타입 구성을 통해 구축 시스템 주요 기능을 사전 검증하고, 프로그램 개발 생산성을 향상했습니다.
Q. 사업 다각화에 발빠르게 대응함으로써 유연성을 확보한 점도 눈에 띄는데요.
기존 선사운영시스템은 자동차선/벌크선 Biz 관련 운영 시스템이었습니다. 그런데 프로젝트사업팀(現 프로젝트물류솔루션팀)이 갑자기 해운사업부로 조직 변경되어 회계처리 및 결산마감을 위하여 기존 글로브에서 ESPA로 운영시스템을 변경해야 했습니다. 2023년 IT투자계획 수립 시에는 해당 부분이 반영되어 있지 않았기 때문에 사업계획에 관련 조직과 예산이 마련되어 있지 않은 상황이었습니다.
우선 적시에 프로젝트를 성공할 수 있도록 현실적인 목표를 세웠습니다. 목표는 최소 비용과 최소 시간으로 개발 부담을 최소화하여 ESPA 내에 물류기능을 접목하는 것으로 수립했습니다. 두번째로 효율적인 커뮤니케이션을 위해 현업 담당자와 IT 담당자가 한자리에 모였습니다. 개발이 완료되면 현업 담당자는 거의 동시에 피드백을 주고 실시간으로 결함을 수정하여 리드타임을 단축했습니다. 마지막으로 ESPA의 기존 기능을 최대한 활용하여 개발 공수를 경감시켰습니다.
무엇보다도 현업 담당자와 IT 담당자의 열정과 노력, 그리고 이들이 최선을 다할 수 있게끔 배려해준 소속 팀장님과 팀원들 덕분에 다행히 너무 늦지 않게 프로젝트물류솔루션팀 업무를 시스템에 반영할 수 있었습니다.
Q. 시스템 개선을 위해 현장의 목소리를 들었는데, 대체로 어떤 내용이었나요?
ESPA 오픈 3개월 후인 2022년 7월 내부 VoC를 실시했습니다. 과반수를 조금 넘는 비율로 만족한다는 의견을 보내주었는데, 결과를 겸허히 받아들이고 IT와 협의 후 6주 동안 개선 일정을 따로 잡아 프로젝트를 진행했습니다. 결과적으로 단기간에 현업 요구사항을 개선할 수 있었던 것은 많은 응원과 서포트 덕분입니다. 현업과 IT부서의 중간 역할을 했던 부분에서 업무적으로 효율을 일으켰다고 생각합니다.
물량계획~배선계획~C/B생성까지 하나의 흐름으로 관리할 수 있는 PCC Cargo Define Plan
Q. 프로젝트 진행과 관련해 가장 어려웠던 점은 무엇이었나요?
자체적으로 요구사항을 정리하고, 함께 해운시스템을 개발할 파트너를 찾는 과정에서 해운업에 대한 경험을 가지고 있는 파트너가 많지 않은 상황이었습니다. 직접 파트너를 만나서 요구사항을 전달하고, 구축이력 및 수행이력을 살펴 검토하며, 제안을 받기위한 풀을 구성하고 최종 선정했던 내용도 의미가 크다고 생각합니다.
Q. ESPA와 관련해 앞으로 추가 수행할 업무가 남아 있나요?
현재 ESPA 시스템은 1.0버전이라 할 수 있습니다. 시스템은 계속 관리되어야 하고 지속적으로 개선시켜야 합니다. 포털 사이트가 지속적으로 고객의 의견을 듣고 업데이트 버전을 반영하는 것처럼, 고객의 목소리를 듣고 취지와 목적에 맞게 발전시켜 나가야 합니다. 그런 의미에서 모바일 웹 또는 앱 개발을 통한 즉각적인 고객 대응이 필요합니다. 모바일 대화, 온라인 계약 시스템과 연동하여 추후에는 계약도 온라인을 통하여 진행해야 합니다. 언제 어디서든 업무가 가능하고 고객을 대응할 수 있는 시스템이 되어야 한다고 생각합니다.
최근 해운의 환경규제가 강화되면서 탄소배출량이 새로운 재무정보가 되었습니다. 운항효율개선을 위한 선박의 연비 모니터링도 중요해졌고, 탄소배출실적에 따라 정산해야 할 항목들도 신설되고 있습니다. ESPA 개발목적이 향후 해운사업 변화대응을 위한 것인 만큼, ESG경영지원을 위한 후속 프로젝트를 계속 추진할 예정입니다.
수역별 화물 & 선복 오픈 현황 실시간 관리를 통한 영업 의사결정 지원하는 Bulk Position Chart
Q. 이번 프로젝트와 관련해 사내 임직원에게 한 마디 해주세요.
‘동료의 언어로 대화하자’는 프로젝트 주간회의 PM님의 오프닝 멘트였는데, 이제는 회사생활의 좌우명이 되었습니다. 돌이켜보면 한정된 인원, 기간, 비용 안에서 최적의 결론을 내야 하는데 가장 경계해야 하는 낭비가 서로 책임 탓하며 싸우는 시간이라는 PM님의 혜안이었던 것 같습니다. 앞으로도 제가 직접 하지 못하는 일은 당연히 누릴 수 있는 게 없다는 생각으로 늘 동료들에게 감사하는 마음으로 소통하고자 합니다.
현업의 피드백 없이는 절대 좋은 시스템이 만들어지지 않는다는 생각을 하게 되었습니다. 더불어 고객이 원하지 않는 서비스는 아무리 잘 만들어도 사용성이 떨어집니다. 사내 임직원분들께는 항상 열심히 소통하고 서포트 해 주셔서 감사하다는 인사를 하고 싶습니다.
선사운영시스템 재구축 프로젝트 IT와 현업의 담당자가 각자의 역할을 인지하고, 커뮤니케이션하여 수행하였기에 어렵고 힘들었지만 좋은 기억으로 남는 것 같습니다. 앞으로도 사용자의 의견을 적극적으로 청취하고, 동료들과 적극적으로 소통하며 업무에 임하겠습니다.
글 편집실
2023.05.23
