회사에서 성과를 높이고 싶다면, 이유 없이 가슴이 답답하다면? 이처럼 한계에 부딪혔을 때 당장 실천할 수 있는 가장 쉬운 방법은 ‘기록’이다. 나를 성장시키고 업무 능률을 높이는 기록을 지금 바로 시작해보자.

기록은 나를 지속 성장시킨다

기록한다는 것은 어지렵혀진 방을 멀끔히 정리해 언제고 자유롭게 활동할 수 있는 나만의 공간을 만드는 일이다. 업무 능률을 높이는 것부터 높은 수준의 지식을 갖추는 것, 미래를 계획하고 삶을 진취적으로 이끌어가는 것까지 모든 성취에는 기록이 필요하다. 인간의 성장하는 데에는 외부로부터 받아들이는 것과 내 안에서 끄집어 내는 방법이 있는데, 기록의 형태도 마찬가지다. 첫째, 외부로부터 쏟아지는 수십, 수천 가지의 지식과 비지식을 체계화하여 요약하고 그중에서 중요한 정보를 기록으로 남기는 일이다. 둘째, 내면 깊숙이 존재하는 잠재력을 기록함으로써 외부로 끄집어내는 일이다. 이 두 가지 기록의 형태가 톱니바퀴처럼 맞물리는 순간 기록의 효용이 높아지고 지적으로 풍요로운 삶을 누릴 수 있다. “기록하세요. 인생이 달라집니다.”

자기화한 것만이 남는다

유튜브에서 재미있는 영상을 보고 깔깔대며 웃었다고 해보자. 이때 ‘어떤 상황에서 이런 표정으로 특정 단어를 사용하니까 엄청 웃기네?’라고 순간의 생각을 했다면, 이것은 유튜브 영상을 나만의 방식으로 해석한 것이다. 이를 자기화하고 한다. 자기식으로 깨달았을 때는 아주 강력하게 뇌리에 남는다. 또 자기화하면 나에게 중요한 장면만 선별, 축약해서 정리할 수 있다. 기록도 자기화의 과정이다. 낯선 단어와 문장을 토씨 하나 안 틀리고 기억하려면 정말 힘들다. 그런데 익숙한 단어와 논리를 이용해 자기화를 거치면 더 효과적으로 오래 기억에 남을 수 있다.

기록의 고수는 많이 쓰지 않는다

메모는 많은 양의 내용 중 핵심을 뽑아 적을 때 의미가 있다. 수많은 정보를 모두 기록할 수 없을 뿐더러 메모를 너무 많이 하려고 하면 오히려 핵심을 놓칠 수 있다. 그래서 필요한 것이 요약이다. 요약은 기억을 압축하고 새롭게 창조하는 일이다. 길을 걷다가 나뭇잎이 바람에 흔들리는 것을 보았다고 해 보자. ‘나뭇잎이 바람에 살랑살랑 흔들리는 것을 보고 마치 나뭇잎이 말하고 있는 것처럼 느꼈다’라고 적는 것보다 ‘나뭇잎의 말’이라고 기록해 놓는 것이다. 단어 이상의 전체 기억과 맥락이 담겨 있다. 즉 기록은 요약이고, 기록하는 것은 요약하는 행위를 반복하는 것이다.

핵심만 남기고 다 버려라

기록할 때 중요한 것은 노트에 무엇인가를 쓰는 시간보다 머릿속에서 요약하고 정리하는 시간이다. “핵심이 뭐지?”, “내게 도움이 되는 것은 뭐지?”에 답할 수 있어야 한다. 강의를 들으면서 기록한다고 해보자. 요약이 익숙하지 않다면 키워드 2개만 메모하는 것으로 시작하는 것이다. 키워드 10개를 뽑는 것보다는 쉽게 할 수 있어서 이것만은 잊어서는 안 된다는 생각으로 집중력도 높아질 것이다. 핵심적인 기록을 찾아내면 나머지는 다 버려도 된다. 정말 가치 있는 기록을 뽑아내려면 버리는 것을 두려워해서는 안 된다. 이렇게 핵심만 찾으면서 메모하는 습관이 몸에 배도록 해야 한다.

분류법을 활용하면 기록이 수월해진다

글을 쓰기 위해서는 가장 먼저 얼개를 짜야 하는데, 뒤죽박죽의 잠재적 생각들을 분류하고 정리하면 자연스럽게 얼개가 완성된다. 이 얼개가 앞으로 글을 써 나가는 데 내비게이션 같은 역할을 하게 된다. 자기소개서나 논술, 리포트 등 긴 글을 쓸 때는 메모 기록식 글쓰기가 유용하다. 먼저 주제에 대해 자신의 생각을 꺼내고 분류하는 것이다. 여기에 그동안 책을 읽으면서 메모했던 것 중에서 내 주장을 뒷받침할 내용이 있다면 추가한다. 이 때 평소에 해둔 메모를 쉽게 찾으려면 어떻게 해야 할까? 한 권의 만능 노트에 다양한 종류의 메모를 한꺼번에 해 놓고 시간이 있을 때 지식 노트, 대화 노트, 생각 노트 등 종류별 노트로 나누어 다시 정리해 둔다.

유능하게 일 하고 싶다면 생각을 기록하라

일을 기록하는 대표적인 방법은 업무 수첩을 쓰는 것이다. 일의 성격에 따라 다양한 방식으로 업무 수첩을 쓸 수 있지만, 한 가지 원칙은 ‘조금 쓴다’이다. 이 원칙만 지켜도 업무의 많은 부분이 수월해진다. 열정 가득한 신입사원이 열심히 일하려는 마음에 두 시간 근무하고 업무 수첩을 3장이나 썼다면 자신의 업무 중에 뭐가 중요한지 몰랐을 가능성이 크다. 일을 기록하는 행위의 핵심은 ‘어떻게 하면 일을 잘 할 수 있을까’를 스스로 많이 생각해 보는 것이다. 결국 일에서도 자기 중심이 먼저 서 있어야 하고 기록에도 자신의 생각이 담겨 있어야 한다.

회의의 맥락을 기록하라

보통 회의록은 무조건 자세히 쓰는 경향이 있는데 이는 잘 쓴 회의록이라고 할 수 없다. 녹음을 하더라도 중요한 부분만 다시 듣고 기록하는 건 괜찮지만 녹음 전체 다 듣는 것은 상당히 비효율적이다. 참가자들이 횡설수설하며 회의가 삐걱삐걱 진행되더라도 회의의 맥락을 잡아 주는 게 진짜 의미 있는 회의록이다. 맥락을 체계적으로 잡기 위해서는 차례가 필요하다. 차례를 통해 회의 내용을 구조화하고 핵심 포인트가 되는 부분을 키워드 위주로 정리한다. 그리고 회의를 통해 결정된 사안은 마지막에 정리해야 한다는 점도 잊지 말자.

상사의 지시를 메모하고 보고하는 법

상사에게 불려가 업무 지시를 받았을 때 어떻게 메모해야 할까? 우선 상사의 지시에 따라 내가 해야 할 업무의 내용과 최종 산출물을 정확히 메모한다. 두 번째가 중요한데, 말하는 사람의 본래 의도를 생각해 보는 것이다. 그저 받아쓰기만 하면 명확한 최종 목표치가 무엇인지 또는 그것을 지시하는 속뜻이나 의도, 그가 바라는 결과물의 핵심을 놓치게 될 가능성이 크다. 이 두 가지를 메모했다면 주제를 세분화해 일을 처리하는 순서를 정한다. 그리고 구체적으로 내용을 작성하면서 부족한 부분이 보이면 추가 조사를 한다. 마지막으로 상사의 본래 의도에 맞는지 생각해보고 결과물을 만들어 보고한다.

대화의 맥락을 파악하라

대화 기록은 내용 전체를 그대로 받아 적는 것이 아니다. 키워드 위주로 대화의 맥락을 적는 것이다. 대화의 내용을 다 받아 적는 사람은 아예 기록하지 않은 사람과 마찬가지로 대화의 효용과 핵심을 놓치기 마련이다. 나중에 살펴봤을 때 어떤 대화를 나눴는지 떠올릴 수 있을 정도면 충분하다. 대화를 기록할 때는 큰 노트보다 A5 사이즈의 작은 수첩을 사용하면 휴대가 편리하고 대화 중에 꺼내서 쓰기에도 부담이 적다. 영업사원이라면 고객이 지나가듯 한 말을 메모해두는 센스도 필요하다. 가족의 결혼이나 일상에 대해 적어 뒀다가 그날을 기억해 축하 인사를 건넨다면 사람의 마음을 얻는 데 도움이 될 것이다.

나의 인생을 정리할 때는 마인드맵을 이용해 보자. 먼저 가운데 동그라미를 그린 후 목표나 꿈을 쓴다. 그리고 일, 자기계발, 가정, 취미, 여가, 인간관계 등의 영역에 대해 메모해 보면 생각이 훨씬 더 잘 떠오를 것이다. 여기에 좋은 습관과 나쁜 습관도 써 보자. 이렇게 내가 살아온 길을 그리다 보면 스스로 어떤 사람인지 알 수 있다.

현대글로비스는 팀즈를 통해 임직원들간 원활한 소통을 하고 있는데요. 팀즈 채널의 메모 기능을 활용하여 업무와 상사의 지시를 세분화하여 메모하고 업무 처리 순서를 정해서 To Do LIST를 작성해보는 건 어떨까요?

이렇게 업무를 기록한다면 업무 지연이나 누락이 없게 관리할 수 있을 뿐만 아니라, 업무 능률 향상에도 도움이 될 것입니다.

*위 내용은 <거인의 노트>(김익한 지음/ 다산북스)에서 발췌했습니다.

글 편집실
2023.10.12